ECM-Enterprise Content Management

ECM-Enterprise Content Management

เนื่องจากปัจจุบัน การดำเนินธุรกิจโดยทั่วไปมักจะต้องใช้เอกสารเพื่อเป็นแหล่งข้อมูลที่สนันสนุนการดำเนินธุรกิจ ซึ่งแน่นอนย่อมส่งผลให้ในแต่ละองค์กร มีเอกสารกระดาษจำนวนมาก สิ่งที่ตามมาคือ มีการทำสำเนาเอกสาร และเมื่อมีการแก้ไขเอกสารต้นฉบับ ย่อมไม่ได้แก้ไขเอกสารที่สำเนา ซึ่งเมื่อมีการอ้างอิงย่อมไม่สามารถตัดสินใจได้ว่า ฉบับไหนเป็นฉบับที่ถูกต้อง หรือเป็นต้นฉบับ อีกทั้งยังไม่สามารถควบคุมการเข้าถึงหรือการเรียกใช้ได้ตามสิทธิที่ถูกต้อง ทำให้ข้อมูลบางอย่างที่เป็นความลับ ถูกเปิดเผย อีกทั้งยังมีต้นทุนด้านการบริหารจัดเก็บกระดาษ รวมถึงหากเกิดอุบัติเหตุเพลิงไหม้ขึ้น แน่นอนว่าเอกสารเหล่านั้นย่อมสูญหายไปด้วย ดังนั้น Enterprise Content Management ย่อมเข้ามาช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ได้เป็นอย่างดี รวมถึงยังสามารถทำให้องค์กรสามารถดำเนินธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการข้อมูล เพื่อตอบสนองการดำเนินงานของธุรกิจและองค์กร ให้เกิดขบวนการทำงานแบบลำดับขั้น (Workflow) และยังสามารถพัฒนาการดำเนินงาน ให้เป็นระบบงานอย่างเป็นขั้นตอน Enterprise Content Management หรือ ECM ถือเป็นเครื่องมือ หรือระบบที่ช่วยในการบริหารจัดการ จัดทำ ควบคุม และ บริหารการจัดเก็บรักษาระยะยาว จัดเก็บในส่วนของ Content, Structure และ Unstructured เข้าไว้ในที่เดียวกัน เพื่อให้ง่ายต่อการบริหารจัดการ การใช้งาน การเข้าถึง ของผู้ที่ต้องการใช้งาน

ประโยชน์และการนำไปใช้ในเชิงธุรกิจ

    • ต้นทุนในการจัดเก็บเอกสารลดลง
    • ต้นทุนการดำเนินงานที่ลดลง
    • ค่าใช้จ่ายในการค้นหาเอกสารเก่า e-Discovery ลดลง
    • เพิ่มประสิทธิผลโดยการให้ข้อมูลที่ถูกต้อง
    • ความสมดุลในชีวิตและการทำงานที่ดีขึ้น
    •  เสริมสร้างความพึงพอใจของลูกค้าที่เพิ่มขึ้น
    • การตัดสินใจได้เร็วขึ้น
    • ความต่อเนื่องทางธุรกิจ

ECM นั้นแบ่งขบวนการทำงานของระบบเป็นขั้นตอนดังต่อไปนี้

    • การนำเอกสารเข้าสู่ระบบ Content Capture การจัดการ Content เป็นการนำ Content หรือ เอกสารที่อยู่ในลักษณะของกระดาษหรือไฟล์อิเล็กทรอนิกส์เข้าไปในระบบ หากเอกสารเป็นกระดาษ จะต้องทำการสแกนแล้วบันทึกเป็น เอกสารภาพ หรือ Image Content ในรูปแบบ PDF , TIFF หรือ Image file อื่น ๆ แล้วบันทึกเข้าสู่ระบบ นอกจากนั้นแล้วขบวนการนำเข้ายังมีหน้าที่ในการช่วยจัดการ จัดชุดของเอกสารหรือ Content ให้เป็นไปตามโครงสร้างที่ถูกต้อง
    • เป็นกระบวนการทำงานกับ Content ที่ผ่านขบวนการ Capture เข้าสู่ระบบ ECM เช่น การกำหนดข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเอกสาร ไม่ว่าจะเป็น การแสดงความเป็นเจ้าของ เวอร์ชั่นเอกสาร อายุขัยของเอกสาร เป็นต้น และปัจจุบันงานเอกสาร หรือ Content จะเกิดขึ้นในเกือบทุกกระบวนการทำงาน ECM จึงได้มีเทคโนโลยีการ จัดการ Content ออกมาเป็น 2 ประเภท ที่สนับสนุนให้เกิดประสิทธิภาพในกระบวนการทำงานธุรกิจขององค์การ คือ
    • การจัดเก็บข้อมูลเอกสาร (Store) ในระบบ ECM มีการกำหนดเทคโนโลยีการจัดเก็บ ข้อมูลไว้ประกอบด้วย 2 ส่วน ได้แก่
    • ระบบฐานข้อมูลเอกสาร (Content Repository) การจัดเก็บ Content สามารถ ที่จะจัดเก็บ Content ลงในระบบจัดเการฐานข้อมูลในรูปแบบของObject-Oriented Database หรือจะจัดเก็บ Indexing หรือ Metadata ลงใน Relational Database เพื่อให้สามารถสืบค้น Content ได้ ส่วนเนื้อ Content เองนั้นจะถูกจัดเก็บลงบน Storage ในรูปแบบของ NAS หรือ SAN ได้
    • การบริการคลังข้อมูลเอกสาร (Library Service) การบริการคลังข้อมูลเอกสาร เป็นลักษณะการบริการ ที่มีความคล้ายคลึงกับบริการของห้องสมุด ที่มีการบริการสืบค้นการจัดหมวดหมู่เอกสารเป็นต้น
    • การจัดการข้อมูลเอกสาร (Preserve / Archive) ระบบ ECM กำหนดให้มีการจัดเก็บข้อมูลเอกสาร Content ในระยะยาวโดยใช้สื่อประเภทต่าง โดยมากจะจัดเก็บใน NAS หรือ SAN หรือ CAD ซึ่งการจัดเก็บเอกสารระยะยาวนั้นจะเป็นไปตามข้อกำหนดต่าง ๆ ที่ประกาศใช้กับประเภทของเอกสาร หรือ Content แต่ละประเภทที่ต่างกัน ซึ่งการจัดเก็บระยะยาวนั้น จะต้องสนันสนุนการเรียกคืน หรือ การเรียกกลับมาใช้งานได้โดยสะดวก และไม่จำเป็นต้องเรียกใช้งานผ่าน Application ต้นฉบับแต่อย่างใดและจะต้องสามารถเรียกคืนออกมาในรูปแบบที่เป็นมาตราฐานสากลด้วย
    • การใช้งานเอกสาร (Deliver) เป็นการแปรรูปเอกสารให้มีความปลอดภัยแล้วสามารถนำเอกสารไปใช้งานในรูปแบบต่าง ๆ  เช่น แปรรูปเอกสารให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ PDF แล้วทำการเข้ารหัส Public Key Infrastructure: PKI) แล้วส่งให้บุคคลภายนอกองค์กร การเรียกใช้งานผ่านสื่อ หรือ อุปกรณ์ต่าง ๆ เพื่ออำนวยความสะดวกในการเข้าถึงเอกสารหรือ Content ได้อย่างสะดวกและถูกต้อง
marco-Content-image-08

How to use ECM

    • Folder Structure
    • Create Folder Plaintext
    • Create document from template
    • Folder Configuration
    • Upload file(s) by Drag and Drop, Browse file(s)
    • View Mode Setup
    • File Configuration
    • Tags setup for Search Engine
    • Search by Tags, File Name, Creator
    • Filter by Creator, Created, Modifier
    • Search Manager Configuration
    • Set Permission
    • Set Rule
    • Workflow Configuration