Project and Portfolio Management

Micro Focus Project and portfolio Management

บริษัทของคุณกำลังประสบปัญหาเกี่ยวกับการบริหารโครงการ ที่ไม่สามารถคุมค่าใช้จ่ายได้หรือป่าว มันคงไม่ดีแน่ถ้าธุรกิจคุณมีการวางแผนการทำงานที่ผิดพลาดบ่อยครั้ง PPM (Project and Portfolio Management) สามารถช่วยให้บริษัทคุณมีการบริหารจัดการมีประสิทธิภาพมากขึ้น ช่วยให้สามารถติดตามความคืบหน้าโครงการ วิเคราะห์ความต้องการทางธุรกิจ และประเมินการตัดสินใจในการลงทุนต่าง ๆ เพิ่มเติม และมั่นใจได้ว่า โครงการของคุณจะส่งตรงเวลา อยู่ในงบประมาณที่กำหนดไว้อย่างไรก็ตามในขณะที่ธุรกิจเติบโตและการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีคุณอาจจะเผชิญกับความท้าทายดังต่อไปนี้:

    • ขาดการมองเห็นและการควบคุมความต้องการในธุรกิจของคุณ
    • ความยากในการจัดสรรทรัพยากรและงบประมาณทั้งในเชิงกลยุทธ์และกิจกรรมการดำเนินงาน
    • การจัดการที่ไม่ตรงวัตถุประสงค์ทางธุรกิจเชิงกลยุทธ์
    • ความยากในการประชุมระดับการให้บริการ
    • ไม่สามารถวัดจัดการและรายงานเกี่ยวกับความต้องการทั้งหมดที่วางไว้ในแต่ละแผนกภายในองค์กรของคุณ
    • ไม่สามารถระบุสถานะที่ถูกต้องสำหรับคำขอที่ทำขึ้น

CIO/Portfolio

Define business Objectives in accordance with customer values, make decisions on what to invest in.

PMO/Program Manager

Ensure consistent processes across projects.

Project Managers

Plan, execute and complete projects, address issues, risks and changes as they come up.

Resource Managers

Get an accurate idea of resource availability and capacity and resources for projects.

Financial Managers

Allocate budget to projects, and track forecast and actual costs of projects.

Team members

Submit requests and report time on assigned tasks.

ทำไมต้อง PPM Management 

ความท้าทายเหล่านี้อาจส่งผลให้โครงการล่าช้า การตัดสินใจทางธุรกิจที่ไม่ดีการใช้งบประมาณมากเกินไปและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ผิดหวัง ทั้งหมดนี้อาจหมายถึงความแตกต่างระหว่างความสำเร็จและความล้มเหลว

คุณต้องสามารถดูองค์กรของคุณจากบนลงล่างหรือล่างขึ้นบนและในขณะที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ทีมงานและผู้ใช้ที่แตกต่างกัน ก็จะมีความต้องการที่แตกต่างกันไปด้วย

แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าพวกเขาต้องทำงานในเครื่องมือต่างกัน PPM รวมกระบวนการที่สอดคล้องและควบคุมเข้ากับโครงการโปรแกรมและข้อมูล Portfolio ที่จำเป็นสำหรับการกำกับดูแลองค์กร

นั่นคือเหตุผลที่ PPM ถูกสร้างขึ้นจาก feature หลัก ที่เรียกว่า Modules ซึ่งโต้ตอบซึ่งกันและกัน ระหว่าง Modules เพื่อสร้างเครื่องมือเพื่อการจัดการ Project และ Portfolio ที่ครอบคลุมสำหรับทุกสิ่งที่เกิดขึ้นในองค์กรของคุณ ตั้งแต่การพัฒนาซอฟต์แวร์ใหม่สำหรับลูกค้าไปจนถึง การจัดการการเปลี่ยนแปลงภายในแต่ละแผนกทีมและกระบวนการสามารถใช้ PPM เพื่อให้สอดคล้องกับกลยุทธ์ทางธุรกิจ

ซึ่ง Modules ที่สำคัญของ PPM ได้แก่ Demand Management, Project Management, Program Management, Portfolio Management, Financial Management, and Resource and Team Management

จุดเริ่มต้นสำหรับองค์กรของคุณจะขึ้นอยู่กับปัญหาทางธุรกิจเฉพาะของ บริษัทของคุณ โดยทั่วไปมีขั้นตอนสำคัญสี่ขั้นตอนเพื่อนำไปสู่การใช้ PPM ที่ประสบความสำเร็จ:

    • Step 1 – Demand aggregation: สำหรับองค์กรหลายองค์กร การจัดการกับ ความต้องการของทั้งส่วนที่เป็น Project และ ไม่ใช่ Project ซึ่งถูกจัดให้เป็นงานของ IT และเป็นขั้นตอนสำคัญในการจัดลำดับความสำคัญของปริมาณงาน IT และกำหนดมูลค่าทางธุรกิจที่สัมพันธ์กันของทางเลือกต่างๆ ซี่งเมื่อนำคำร้องต่าง ๆ มารวมกันภาพรวมในงานที่มีคำขอของแต่ละธุรกิจ
    • Step 2 – Portfolio management: คุณไม่สามารถปรับเทียบมูลค่าทางธุรกิจของแต่ละโครงการได้หากคุณไม่สามารถมองเห็นภาพรวมได้ การมุ่งเน้นไปที่การจัดการ Portfolio ช่วยให้คุณสามารถควบคุม IT Portfolio ทั้งหมดและทำการเปรียบเทียบ apple to apple และทำการวิเคราะห์แบบ what-if ขั้นตอนนี้ เป็นเรื่องเกี่ยวกับการนำกระบวนการและความสามารถในการจัดการ Portfolio ไปใช้เมื่อคุณได้วิสัยทัศน์ตาม Step#1 แล้ว
    • Step 3 – Project execution: การส่งมอบ Programs และ Project ที่ซับซ้อน ให้ตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณเป็นความท้าทายที่สำคัญสำหรับทุกองค์กร การมุ่งเน้นไปที่การดำเนินการโครงการช่วยให้คุณเห็นว่า Project ใดมีปัญหาในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่งและตัดสินใจว่าจะทำให้ Project เหล่านั้นกลับมาดำเนินการได้อย่ํางไร
    • Step 4 – Resource management: สำหรับองค์กรส่วนใหญ่การจัดการทรัพยากรเป็นความท้าทายที่สำคัญ และการสร้างสมดุลระหว่างอุปสงค์และอุปทานเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่ง การมีข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับทรัพยากรของคุณ ในปัจจุบันจะช่วยให้คุณมีความคล่องตัวที่จำเป็นเมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงซึ่งกระทบกับธุรกิจ

Project and Portfolio Management Use case

บริษัทโทรคมนาคม

ผู้ให้บริการโทรคมนาคมชั้นนำต้องมีการเปิดตัวผลิตภัณฑ์และบริการใหม่เพื่อตอบสนองความท้าทายในการแข่งขันของตลาดที่มีความต้องการตลอดเวลา

การจัดการโครงการมีความสำคัญต่อธุรกิจ คำตอบคือการใช้ Project and Portfolio Management PPM ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้ Project Manager รับมือกับเวลา ต้นทุนและความท้าทายในการจัดการทรัพยากรโดยการรวมข้อมูล Project ไว้ในที่เดียวเพื่อการแสดงสถานะที่สามารถเห็นภาพได้ดีขึ้น

การรายงานที่ดีขึ้นและการวางแผนล่วงหน้าที่มีประสิทธิภาพ Project Management ได้รับการออกแบบมาเพื่อการจัดการสภาพแวดล้อมขององค์กรขนาดใหญ่ที่กระจายตัวตามภูมิศาสตร์ รวมการจัดการโครงการและการควบคุมกระบวนการเพื่อลดจำนวนการทำงานเกินเวลาที่กำหนดดังนั้นจึงช่วยลดความเสี่ยงและต้นทุนของโครงการ